Teknologi mengubah cara kita bekerja, menjalani hidup, dan bersenang-senang. Teknologi dapat memberdayakan bisnis dengan peningkatan produktivitas, pengembangan dan siklus produksi yang lebih cepat, pengambilan keputusan yang unggul oleh karyawan, dan peningkatan layanan pelanggan. Tetapi memperoleh manfaat ini dari menggabungkan teknologi baru tidak selalu merupakan proses yang mulus. Teknologi seringkali, pada awalnya, mengganggu sebelum menjadi memberdayakan.
Meskipun ide-ide yang dikembangkan dalam artikel ini mungkin memiliki penerapan umum, mereka terutama dimaksudkan untuk berhubungan dengan penggabungan teknologi informasi dan komunikasi baru ke dalam proses bisnis. Teknologi informasi melibatkan komputer dan peralatan periferalnya serta aliran data melintasi jaringan area lokal. Komunikasi melibatkan aktivitas suara dan video apa pun termasuk sistem telepon dan peralatan terkait serta jalur komunikasi yang menciptakan jaringan area luas.
Teknologi Mengubah Proses Bisnis
Setiap tindakan yang dilakukan dalam bisnis adalah bagian dari satu proses atau lainnya. Kadang-kadang proses mudah didefinisikan dan mudah diamati, seperti di jalur pesanan pembelian. Di lain waktu, prosesnya tidak begitu jelas tetapi tetap ada meskipun secara default.
Teknologi baru diperkenalkan ke dalam bisnis untuk:
Mempercepat proses yang ada
Perluas kemampuan proses yang ada
Ubah prosesnya
Dalam mengubah proses, teknologi baru sering kali memungkinkan cara baru dalam menjalankan bisnis yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan.
Selain hanya mempercepat proses yang ada, teknologi baru akan mengganggu saat pertama kali diperkenalkan. Ini hasil dari keharusan mengubah pola perilaku dan/atau hubungan dengan orang lain. Ketika gangguan terjadi, produktivitas sering menderita pada awalnya, sampai saat proses baru menjadi akrab dengan yang lama. Pada titik ini, mudah-mudahan, tujuan telah tercapai untuk mencapai tingkat produktivitas yang lebih tinggi daripada tingkat yang dimulai sebelum pengenalan teknologi baru.
Oleh karena itu siklus umum yang terjadi dengan pengenalan teknologi baru meliputi:
Gangguan
Produktivitas yang lebih rendah, dan, akhirnya,
Tingkat produktivitas yang lebih tinggi daripada titik awal
Tujuan yang jelas untuk memperkenalkan teknologi baru adalah untuk:
Minimalkan gangguan
Minimalkan waktu yang dibutuhkan untuk meningkatkan produktivitas
Maksimalkan keuntungan dalam produktivitas
Dalam mencapai tujuan ini akan sangat membantu untuk memahami:
Konteks di mana proses beroperasi, yaitu siapa yang akan terpengaruh oleh perubahan dalam proses spesifik yang terpengaruh
Mendemokrasikan potensi teknologi
Tipe orang yang akan bereaksi dengan cara yang sangat berbeda terhadap teknologi baru
Proses di mana perusahaan beroperasi dan pengenalan teknologi baru tidak berdiri sendiri. Kedua hal ini ada dalam konteks yang mungkin menjadi bagian dari dan mempengaruhi:
Hubungan sosial dalam suatu organisasi dan mungkin dengan perusahaan yang berbisnis dengan Anda
Struktur politik (kekuasaan) dalam sebuah organisasi
Bagaimana individu memandang diri mereka sendiri dan kemampuan mereka
Teknologi dapat mendemokratisasi. Jika digunakan untuk membuat dan menyebarkan informasi yang berguna untuk misi dan tujuan bisnis, ini bisa menjadi penyeimbang yang hebat antara “tingkat” manajemen dan staf. Kata kuncinya adalah “menyebarluaskan”. Jika akses ke informasi didesentralisasi, dan komunikasi informasi yang mudah diperbolehkan, maka pekerja “garis depan” dapat meningkatkan kuantitas dan kualitas keputusan yang mereka buat tanpa harus melibatkan lapisan manajemen.
Tipe Orang dari Perspektif Teknologi
Dari perspektif memperkenalkan teknologi baru ke dalam perusahaan Anda, Anda mungkin merasa terbantu untuk memahami empat tipe orang berikut:
Inovator/peserta
penggemar
akseptor
Penentang
Inovator/pemeluk akan menyelidiki teknologi baru sendiri. Mereka kadang-kadang akan membantu untuk memperkenalkan teknologi baru yang sebelumnya tidak diketahui oleh perusahaan. Mereka terkadang akan menjadi “duri” dalam mendorong teknologi baru yang mereka pikir akan berguna (atau hanya “rapi” untuk dimiliki) tetapi tidak sesuai dengan agenda atau tujuan perusahaan. Orang-orang ini akan merangkul teknologi baru ketika diperkenalkan oleh orang lain, sering kali akan menjadi orang pertama yang sepenuhnya menggabungkan dan memanfaatkannya, dan dapat membantu orang lain untuk sepenuhnya memanfaatkan teknologi baru.
Penggemar akan menerima teknologi baru dengan antusias. Mereka biasanya tidak akan mencarinya tetapi akan bersemangat untuk memasukkannya ke dalam proses mereka jika perlu. Sebagai hasil dari keterbukaan mereka, mereka akan sering belajar bagaimana menggunakan teknologi baru dan mungkin juga berguna dalam membantu orang lain melalui proses pembelajaran.
Akseptor akan menerima teknologi baru karena dibutuhkan. Mereka tidak akan mencarinya. Bahkan, mereka akan sering mencoba untuk menghindarinya pada awalnya sampai mereka dipaksa untuk menerimanya. Begitu mereka memahami bahwa teknologi baru akan tetap ada, mereka akan dengan sukarela belajar bagaimana memanfaatkannya atau, setidaknya, hidup dengannya.
Penentang biasanya menentang teknologi baru dan seringkali sangat vokal tentang penentangannya. Mereka sering mengeluh tentang perubahan apa pun dan sering kali tidak akan pernah berubah jika mereka tidak harus melakukannya atau mereka berhenti sebelum mereka dibuat untuk mengubah “cara mereka melakukan sesuatu”.
Kurva produktivitas vs. waktu akan terlihat berbeda untuk masing-masing tipe orang ini. Pikirkan bagaimana setiap orang dalam organisasi Anda cocok dengan keempat tipe ini. Pikirkan bagaimana hal itu berdampak pada perolehan manfaat penuh yang telah Anda targetkan dengan cermat. Pikirkan bagaimana hal itu memengaruhi kemampuan Anda untuk menemukan manfaat tambahan setelah teknologi diterapkan. Memahami perbedaan dapat membantu menghaluskan titik-titik kasar selama dan setelah proses implementasi.
Mengurangi Gangguan; Tingkatkan Pemberdayaan
Memahami konteks di mana proses ada, potensi demokratisasi teknologi, dan tipe orang akan membantu Anda mencapai tujuan yang disebutkan di atas untuk hasil yang lebih cepat dari pengenalan teknologi baru yang lebih lancar.
Selain itu, buat teknologi baru transparan bagi pengguna atau, setidaknya, buat mereka seintuitif mungkin untuk dioperasikan. Waktu ekstra dalam pra-perencanaan pengenalan teknologi baru dan pelatihan karyawan dalam penggunaan teknologi dapat memberikan pengembalian berkali-kali lebih besar daripada jam yang dihabiskan dalam perencanaan dan pelatihan. Anda dapat mencapai peningkatan produktivitas yang lebih cepat, pengurangan dampak pada pelanggan, dan beban yang lebih rendah pada staf pendukung.
Dengan perencanaan dan pelatihan yang tepat, kurva produktivitas akan meningkat pada tingkat yang lebih cepat dan ke tingkat yang lebih tinggi daripada yang mungkin dicapai
Ed Mass adalah Presiden Mass Strategic Communications, Inc., sebuah perusahaan konsultan telekomunikasi sejak 1993. Kunjungi [http://www.voip-telephone-system.com] dan [http://www.masscom.com] untuk informasi lebih lanjut . Kami mengkhususkan diri dalam Mengubah Telekomunikasi dari Alat Taktis Menjadi Sumber Daya Bisnis Strategis. Kami Mengintegrasikan Strategi Bisnis dengan Peluang Teknologi.
Kami bertindak sebagai perpanjangan dari staf Anda. Kami adalah ahli strategi bisnis untuk meningkatkan kinerja perusahaan Anda melalui penggunaan teknologi yang cerdas dan hemat biaya.
Secara khusus, kami berkonsultasi tentang Keputusan Sistem Telepon IP, Keputusan Penyedia Layanan untuk Layanan Suara dan Data, dan Audit Layanan untuk Menginventarisasi Semua Layanan dan Menemukan Layanan yang Tidak Digunakan. Kami melakukan semua ini dalam kerangka Vendor-Neutral Consulting.
About the Author
