Memanfaatkan Teknologi untuk Keunggulan Organisasi

E-rekrutmen telah berjalan jauh sejak dimulai. Sekarang situs-situs ini telah mendunia. Situs seperti jobsahead.com dan monster.com telah membentuk jaringan global, yang mencakup situs terpisah untuk pekerjaan di Australia, Denmark, Belgia, dan Kanada, dll. Pencari kerja dapat mencari pekerjaan berdasarkan wilayah atau negara dan pemberi kerja menargetkan calon karyawan di negara tertentu . Misalnya, 3 Com baru-baru ini memposting profil perusahaan di situs Irlandia yang menyoroti kontribusi tim desain Irlandia 3 com dalam proyek globalnya.

Pada hari-hari awal e-rekrutmen diganggu dengan membanjiri pengusaha dengan bio-data berkualitas rendah. Sekali lagi teknologi telah datang sebagai penyelamat. Sekarang tes pra-kerja seperti yang diperkenalkan oleh Capital One, sebuah perusahaan keuangan yang berbasis di AS, membantu menyaring pelamar. Alat-alat ini menguji secara online, misalnya, pelamar untuk pusat panggilan. ‘Profile International’ penyedia penilaian pekerjaan yang berbasis di Texas, telah mengembangkan alat yang memungkinkan terjemahan instan dari tes penilaian antar bahasa. Perkembangan lebih lanjut seperti situs khusus konferensi video, rekrutmen eksekutif online dan menggabungkan metode online dan offline menyebabkan semakin banyak perusahaan mengadopsi e-rekrutmen setidaknya sebagai metode rekrutmen sekunder. Arena Knights Bridge, sebuah perusahaan IT yang berbasis di AS melakukan wawancara berbasis video terhadap calon karyawannya dan hanya karyawan terpilih yang bertemu secara langsung. Bahkan Cisco akan meluncurkan hal yang sama.

Layanan Mandiri Karyawan

Layanan mandiri karyawan mungkin merupakan salah satu utilitas TI, yang telah membebaskan SDM dari sebagian besar tugas duniawi dan membantunya meningkatkan kepuasan karyawan. Employee self service merupakan sejumlah kegiatan kecil yang sebelumnya dilakukan oleh karyawan melalui bagian administrasi HR. Ini adalah pemesanan perjalanan, informasi aturan perjalanan, tagihan perjalanan, aturan cuti, administrasi cuti, administrasi tunjangan, dll. Sebelumnya semua aturan dan informasi ini berada dalam pengawasan HR. Setiap karyawan pengguna diharapkan untuk menjangkau SDM dan menyelesaikannya. Sekarang dengan penerapan ESS di sebagian besar perusahaan, karyawan dapat meminta pemesanan terkait perjalanan secara online, mengisi T.E. tagihan, mengajukan cuti, mencatat lembar waktu dan melihat nilai tunjangannya dicairkan dan jatuh tempo, dll. Misalnya, di Ballarpur Industries Ltd. administrasi cuti sepenuhnya didigitalkan di kantor perusahaannya. Ini bekerja untuk mendigitalkan aktivitas terkait perjalanan, tunjangan dan bahkan manajemen kompensasi dan administrasi manajemen kinerja. ‘Digitasi atau outsourcing semua fokus biasa dan rutin hanya pada inti dan nilai tambah’ – Vineet Chhabra V.P. -PDC BILT.

Komunikasi

Komunikasi yang paling banyak dibicarakan tentang alat manajemen selalu menjadi area abu-abu dalam manajemen SDM. Di perusahaan besar dengan penyebaran geografis yang luas, berkomunikasi dengan semua karyawan benar-benar merupakan tantangan berat bagi para profesional SDM. Teknologi kembali datang untuk menyelamatkan. Dimulai dengan telepon, fax, e-mail dan berkembang menjadi video conferencing, net cast, web cast dll komunikasi adalah salah satu bidang SDM, yang telah sangat diuntungkan oleh teknologi. Perusahaan mouse & klik seperti Oracle, IBM memiliki intranet yang melayani sebagian besar kebutuhan informasi karyawannya. Perusahaan Brick & Morter seperti BILT juga telah terjun ke dalam penyebaran intranet untuk komunikasi internal, yang memiliki papan pengumuman perusahaan, liputan media, dan sudut pengetahuan.

Manajemen Pengetahuan

Bidang SDM lainnya, yang memanfaatkan teknologi, adalah pengembangan karyawan. Pembelajaran terprogram (PL) yaitu belajar dengan kecepatannya sendiri adalah salah satu cara belajar orang dewasa yang paling efektif. Penggunaan teknologi untuk tujuan ini tidak bisa terlalu ditekankan. Aptech Online University dan ‘The Manage mentor’ adalah beberapa situs India, yang berada dalam manajemen pengetahuan bisnis ini, yang merupakan bagian integral dari organisasi pembelajaran mana pun, yang tidak dapat menjadi kenyataan tanpa teknologi. Perusahaan dapat memanfaatkan pengetahuan karyawannya dengan membuat katalog dan menyimpannya di intranet. Bicaralah dengan perusahaan konsultan ‘Big-5’ atau tidak ‘begitu besar’, Anda akan menemukan bahwa tujuan utama bisnis mereka adalah gudang pengetahuan. Teknologi telah memungkinkan mereka untuk mengambilnya dengan cepat. Dalam lingkungan yang kompetitif di mana kecepatan adalah nama teknologi permainan yang didorong Manajemen Pengetahuan terus memberikan keuntungan strategis.

Jika Anda melihat modul HR solusi ERP seperti people soft, SAP, Oracle dan Ramco, mereka memberi Anda paket komprehensif yang membantu dalam perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan, perencanaan karir, perencanaan suksesi, pemisahan dan penanganan keluhan. Transaksi yang terjadi di semua area ini didigitalkan dan membentuk loop tertutup memastikan database karyawan selalu diperbarui. Misalnya. surat bergabung dari karyawan baru adalah sistem yang dihasilkan. Ini akan dicetak hanya ketika semua bidang informasi wajib dimasukkan. Demikian pula perintah transfer atau surat pisah dikeluarkan dari sistem hanya jika transaksi tersebut telah dilakukan dalam sistem.

Untuk perencanaan karir, metode perencanaan kesuksesan, keterampilan dan kompetensi digunakan oleh sebagian besar sistem ini. Mereka mencari karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan terlebih dahulu di database karyawan internal. Setelah dipraktikkan dalam surat & semangat, sistem ini tidak hanya meningkatkan hasil bisnis dengan mencocokkan kandidat yang tepat untuk pekerjaan yang tepat, tetapi juga meningkatkan retensi karyawan.

Memproses penggajian, membuat laporan kantor waktu, menyediakan HR-MIS adalah beberapa kegiatan rutin HR lainnya yang telah diturunkan ke teknologi.

Memanfaatkan SDM untuk Teknologi

Semua profesional HR, berkhotbah atau berlatih, belajar atau bereksperimen, mengajar atau belajar telah berpengalaman memanfaatkan teknologi untuk HR. Tetapi kebanyakan dari kita menemukan situasi di mana kita perlu memanfaatkan SDM untuk teknologi. Mari kita pahami apa yang kita maksud dengan ini.

Setiap kali teknologi dikerahkan baru atau ditingkatkan itu melibatkan perubahan. Perubahan mungkin pada tingkat aktivitas misalnya, mengajukan cuti melalui intranet atau pada tingkat model mental misalnya, digitalisasi proses perencanaan suksesi yang telah menjadi keahlian profesional SDM. Orang-orang selalu terdaftar mengadopsi perubahan. Ini adalah salah satu area di mana para profesional SDM harus menyampaikan yaitu, menjadi agen perubahan dan memimpin proses teknologi dan adopsi perubahan. Resistensi terhadap perubahan berbanding lurus dengan kecepatan perubahan. Sekarang kecepatan perubahan telah meningkat dan karenanya resistensi.

Sebagai contoh, sebagian besar implementasi ERP di dunia belum mampu memberikan semua harapan. Beberapa di antaranya gagal dikirim sama sekali. Saat menganalisis penyebab kegagalan, telah diamati bahwa 96% kegagalan disebabkan oleh masalah yang berkaitan dengan manusia dan hanya 4% karena teknologi.

Orang-oranglah yang membuat perbedaan; maka SDM harus memanfaatkan keahliannya untuk memfasilitasi adopsi teknologi. Saya ingin mengumpulkan beberapa pemikiran tentang apa yang harus dilakukan HR untuk ini.

Pada saat perekrutan, berhentilah mempekerjakan untuk keterampilan daripada mempekerjakan untuk sikap dan pikiran yang belajar. Keterampilan hari ini tidak lagi berlaku besok. Mengelola perubahan yang selalu berubah adalah satu-satunya kriteria untuk sukses.

Keterampilan fungsional atau teknis dapat diperoleh selama bekerja. Oleh karena itu rekrutmen di era teknologi perlu mengalami perubahan paradigma yaitu dari berbasis skill/competency menjadi attitude dan learning mind/ ability based interview. Itu akan diterjemahkan ke dalam perekrutan untuk keterampilan untuk masa depan. Di IBM setiap karyawan harus mengisi rencana pengembangan individunya di mana karyawan berkomitmen untuk mempelajari satu/dua keterampilan baru setiap tahun sehingga tetap kompetitif setiap saat.

Jika kita melihat chemistry penolakan untuk berubah, itu adalah masalah keterampilan atau kemauan. Untuk mengatasi masalah wasiat kita perlu mencari solusi yang komprehensif mulai dari rekrutmen (seperti yang dibahas sebelumnya), penghargaan, kompensasi dan mengarah ke budaya organisasi yang mendorong perubahan. Contoh hidup adalah 3M, sebuah perusahaan yang berbasis di AS, di mana inovasi adalah cara hidup, di mana 10% pendapatan harus berasal dari produk baru setiap tahun. Bagi mereka perubahan menjadi cara hidup.

Untuk mengatasi hal tersebut selanjutnya organisasi perlu menyiapkan strategi komunikasi yang menciptakan ‘tarikan’ bagi teknologi. Misalnya, di Ranbaxy, ketika mereka menerapkan SAP, mereka mengantisipasi perlawanan. Untuk mengatasi hal ini mereka memulai jurnal rumah, yang bertujuan mendidik karyawan tentang manfaat, yang akan dihasilkan dari adopsi ERP, SAP. Ini menciptakan kebutuhan, bukan kebutuhan potensial atau kebutuhan laten yang dibawa keluar. Adopsi ERP tidak menjadi masalah besar.

Kadang-kadang adopsi teknologi dianggap sebagai ancaman oleh karyawan, misalnya, otomatisasi yang mengarah pada pengurangan pekerja, otomatisasi kantor yang menyebabkan pengurangan pegawai, dll. SDM perlu dikaitkan dengan adopsi teknis sejak awal hingga akhir. Pada pemilihan tahap teknis jika SDM dikaitkan, dapat memetakan keterampilan yang dibutuhkan dan menciptakan daya tarik selama implementasi dan adopsi. Pasca adopsi dapat melepaskan kelebihan karyawan yang tidak dapat dialokasikan kembali.

Untuk memahami proses ini lebih jelas kita dapat mengambil contoh implementasi ERP. ERP diambil sebagai contoh karena ini adalah salah satu adopsi teknologi yang mempengaruhi karyawan di seluruh organisasi. terlepas dari fungsi dan posisinya. Otomatisasi lainnya mungkin hanya memengaruhi segmen organisasi. Implementasi ERP di organisasi mana pun melewati tahapan berikut.

1. Pemilihan paket

2. Analisis bisnis

3. Desain solusi

4. Konfigurasi dan kustomisasi

5. Uji coba ruang konferensi (CRP)

6. Go-live dan produksi

Pada setiap tahap SDM harus memainkan peran, yang akan membantu dalam mengurangi resistensi terhadap perubahan.

Selama proses seleksi, agen perubahan dapat memahami manfaat bisnis yang akan dibawa oleh ERP. Ini akan membantunya menggambar pabrik komunikasi komprehensif yang bertujuan menciptakan ‘tarikan’ untuk perubahan. Rencana komunikasi dapat menggunakan berbagai senjata dari gudang senjata. Contoh nyata adalah Newsletter, Newsflash. Jurnal internal, ditangani oleh manajemen puncak, web cast, sesi open house, pertemuan formal dan informal.

Selama fase analisis bisnis, tim implementasi seharusnya menganalisis proses bisnis yang ada. Kadang-kadang hal ini menyebabkan munculnya beberapa data yang sangat tidak diinginkan oleh pemilik proses, yang menyebabkan resistensi pada tahap ini, SDM harus kembali proaktif dan melakukan analisis pemangku kepentingan yang terperinci. Analisis semacam itu harus mengarah pada area masalah potensial dan calon juara perubahan.

Desain solusi melibatkan pendefinisian ‘Proses yang akan datang’ yaitu, cara bisnis akan dilakukan di masa depan. Pada tahap ini HR harus berperan sebagai katalis untuk menghidupkan panas. Idenya adalah untuk memastikan untuk memaksimalkan peluang transformasi bisnis yang memungkinkan paket. SDM dapat berperan dengan mengatur untuk mendidik dan melatih orang yang tepat tentang praktik bisnis terbaik, tepat sebelum fase ini.

Selama konfigurasi dan kustomisasi HR harus terus memukul drum, kustomisasi paket standar sangat dilarang. Demikian pula, selama ruang konferensi merencanakan (CRP) itu akan membantu dalam mengidentifikasi orang yang tepat untuk terlibat dalam PRK. Pengujian menyeluruh pada tahap ini akan menghasilkan rasa sakit yang lebih rendah pada saat ditayangkan. Ini juga saatnya untuk fokus pada pelatihan pengguna akhir, karyawan yang akan menggunakan sistem setelah diimplementasikan. Pelatihan- pelatihan ulang -pelatihan untuk memastikan semua calon pengguna merasa nyaman dengan penggunaan perangkat lunak sebelum sistem ditayangkan.

Selama tahap go-live HR harus bekerja dari waktu ke waktu untuk menjaga tingkat motivasi tetap tinggi. Ini adalah saat ketika manajemen mulai kehilangan kesabaran karena satu demi satu kesalahan terus muncul dan hampir menghentikan bisnis. Pada tahap ini, SDM harus berperan sebagai ‘penjaga yang sadar’ bagi manajemen puncak setelah relokasi produk yang surplus merupakan tantangan yang harus dipersiapkan sebelumnya.

Contoh-contoh ini memperjelas bahwa keterlibatan SDM selama seluruh siklus hidup teknologi sangat berharga. ERP bukanlah kasus yang terisolasi. Memang benar untuk adopsi teknologi lainnya, hanya detail yang lebih halus yang dapat bervariasi. Oleh karena itu SDM harus memainkan peran proaktif daripada hanya menjadi penonton yang diam atau sekadar pelaksana keinginan bisnis atau chief technology officer jika terjadi perubahan teknologi.

Setelah mengatur kasus dalam perspektif yang berbeda, tampaknya logis untuk memanfaatkan teknologi untuk SDM dan sebaliknya.

Bapak Amarendra B. Dhiraj sering menjadi pembicara di acara global yang terkenal secara internasional, CEO/CTO/CIO Roundtables, Konferensi Teknologi dan Simposium. Dia menjadi tuan rumah dan mengorganisir Forum Kepemimpinan Teknologi Eksekutif. Dia mengkhususkan diri dalam strategi, inovasi, dan kepemimpinan untuk perubahan. Wawasan strategis dan praktisnya telah memandu para pemimpin organisasi besar dan kecil di seluruh dunia